Ми розглядаємо процес підготовки проектної пропозиції відповідно до аплікаційної форми, який починається, зазвичай, після того, коли уже визначено пріоритет конкурсу, сформовано консорціум і партнери домовились про те, хто буде координатором.
Отже конкурс оголошено (тобто він на Порталі Учасників має статус «Open»). Подання проекту здійснюється електронним чином через систему Порталу Учасників. Координатор проекту на Веб-сторінці опису конкурсу за вибраним пріоритетом (topic) вибирає опцію «Start Submission». Зверніть увагу, що якщо конкурс за даним топіком передбачає проекти різного типу, то потрібно вибрати такий тип, який відповідає саме вашому проекту.
Після опції «Start Submission» система Порталу Учасників пропонує координатору залогінитись та ввести свій PIC-код, вказати коротку назву (Акронім) проекту та анотацію проекту (до 2000 символів).
Координатор також вводить дані кожного партнеру через введення PIC-коду організації-партнера.
За правилами ЄС, необхідно, щоб організація, яка має намір брати участь у підготовці проектної пропозиції, була зареєстрована на Порталі Учасників (Participant Portal: http://ec.europa.eu/research/participants/portal) і отримала Ідентифікаційний Код Учасника (Participant Identification Code - PIC). Доступ до внутрішніх даних порталу здійснюється через систему European Commission Authentication Service (ECAS).
Процедура реєстрації на Порталі учасників описана у методичному посібнику (див. прикріплені файли) Національного інформаційного центру з співробітництва з ЄС у сфері науки і технологій. Також ви маєте можливість переглянути відео інструкцію тут.
Після того, як координатор введе PIC кожного учасника, система надсилає мейл всім зареєстрованим партнерам даної проектної пропозиції з повідомленням про те, що Ви запрошені до участі у проекті. Вам також пропонується відредагувати адміністративно-контактну інформацію про вашу організацію та про контактних осіб у даній проектній пропозиції. Це відбувається в режимі онлайн і для цього Вам треба також залогінитись у системі Порталу учасників. Однак врахуйте що такий мейл надійде особі, яка у вашій організації виконує роль LEAR.
Таким чином в режимі онлайн заповнюється адміністративна форма проекту.
Змістовна частина формується у файлах WORD відповідно до аплікаційної форми, яка у системі називається технічним додатком «Technical Annex». Цей додаток складається з двох частин (Section), і Ви з партнерами працюєте з двома файлами «Technical Annex Section 1-3» і «Technical Annex Section 4-5».
Частина з номером 1-3 містить титульну сторінку проекту, список всіх партнерів та опис змісту проекту за трьома основними розділами:
- Досконалість (Excellence),
- Вплив (Impact)
- Реалізація (Implementation).
Оцінка проекту також буде потім проводитись за критеріями, які відповідають вищевказаним основним розділам.
Зверніть увагу, що для кожного типу проектів встановлено свої обмеження максимальної кількості сторінок для цієї частини.
Частина 4-5 не має обмежень по кількості сторінок і там представлено опис членів консорціуму (профіль кожного партнера) та аспекти етики і безпеки.
Процедури формування тексту проекту у файлах WORD уже визначаються за домовленістю партнерів. Деякі координатори використовують спеціальні системи спільної роботи. Також використовуються режими спільної роботи з файлами у Google-docs або інші хмарні сервіси.
Найпростіший варіант – це коли всі члени консорціму надсилають електронною поштою свої пропозиції координатору, який це все інтегрує в один документ і надсилає потім партнерам оновлені версії тексту проектної пропозиції.
ВАЖЛИВО. Координатор повинен встигнути подати проект до встановленого кінцевого терміну. Зазвичай це 17.00 Брюссельського часу певного дня. Тому рекомендується не подавати проект в останню годину, оскільки може бути перевантаження серверу або інші проблеми, наприклад, з доступом до мережі Інтернет, перебої постачання електрики в офісі координатора і т.п.