Завершальна зустріч пілотного циклу програми «Лідери трансформації університетів задля відродження України» – Leaders of University Transformation for Ukraine’s Reinvention (LUTUR), у якій брали участь команда Львівської політехніки та ще п’ять університетів, відбулася в Києві за участі міністра освіти та науки Оксена Лісового, його заступника Михайла Винницького, представників British Council Ukraine, Міністерства освіти і науки України, Фонду Президента України з підтримки освіти, науки та спорту, а також ректорів закладів вищої освіти, представники яких проходили навчання за цією програмою.
Під час цього модуля команди зі шести закладів вищої освіти представили свої проєкти – результат п’ятимісячної роботи, маючи на меті удосконалити окремі напрями роботи університетів.
– Сподіваємося, що втілення в життя нашого проєкту «Цифрова трансформація системи документообігу Львівської політехніки як інструмент залучення академічної спільноти» матиме високий рівень впливу на Університет та політехніків. Перш за все це допоможе удосконалити бізнес-процеси, забезпечити ефективну комунікацію, сприятиме позбавленню необхідності працівникам виконувати великий обсяг рутинної, монотонної роботи, забезпечить вивільнення робочого часу для виконання більш творчої педагогічної та наукової роботи, – розповіла проректорка з науково-педагогічної роботи та стратегічного розвитку Лілія Жук.
Нагадуємо, програма «Лідери трансформації університетів задля відродження України» спрямована на:
- розвиток і залучення нового покоління лідерів вищої освіти / творення лідерського резерву;
- посилення інституційної спроможності університетів України, які демонструють здатність до розвитку та змін;
- створення та зміцнення відносин між університетами Великої Британії й України.
Програму реалізують за участі провідних британських та українських експертів. Британський партнер програми – Університет Кардіффа.
– Найважливіший вплив, якого хочемо досягти, – це залучення спільноти до Університету, формування середовища, де учасники матимуть можливості для професійної реалізації, зростання та розвитку, відчуватимуть психологічну безпеку. Як результат – учасники спільноти усвідомлюватимуть унікальність Університету, будуть ідентифікувати себе з ним, поділятимуть його цінності. І надалі сприятимуть об’єднанню та розвитку Політехніки, стимулюватимуть інновації, ініціюватимуть і впроваджуватимуть інституційні зміни, – додала Лілія Володимирівна.
Аналізуючи роботу над проєктом «Цифрова трансформація системи документообігу Львівської політехніки як інструмент залучення академічної спільноти», проректор з науково-педагогічної роботи та інформатизації Павло Жежнич зазначив:
– Документообіг у Львівській політехніці реалізовуємо за двома напрямами. Ще 15–20 років тому запровадили систему структурованих даних, до якої входять документи деканатів, документація щодо абітурієнтів тощо. Також є так званий слабоструктурований документообіг – це ті документи, що мають доволі вільний формат і спосіб формування. Він реалізований ще з 2015 року на базі Alfresco. Єдиною прогалиною в нашому документообігу було електронне підписання документів. Та використання цифрових підписів для нас не нове – маємо таку практику, оскільки Університет інтегрований у різні зовнішні системи, зокрема такі, як ЄДЕБО, податкова система тощо. Також кілька років тому ми доєдналися до систем електронної взаємодії з органами виконавчої влади. Проєкт LUTUR став поштовхом до серйозного дослідження, як це можна впровадити в Університеті. Крім того, ми з’ясували, що у Львівській політехніці використовують майже 200 тисяч документів, а це тонни паперу і робочий час наших працівників.
Також Павло Іванович наголосив, що LUTUR став стимулом розпочати роботу над повним переведенням внутрішньої системи документообігу Університету на електронний.
– Це завдання не просте, адже в цих процесах задіяні тисячі людей. Тому потрібно вивчити специфіку кожного документа, проаналізувати, скільки людей залучено до роботи над ним. Зрозуміло, що це потребуватиме досить багато часу.
Проректор відзначив ще одну перевагу участі команди політехніків у програмі LUTUR:
– Готуючись до захисту нашого проєкту, ми зрозуміли, що для подальшої роботи треба визначитися, які необхідні технічні засоби, яке програмне забезпечення будемо використовувати, що нове доведеться впроваджувати. Важливо також розглянути кожен тип документів, вивчити його специфіку, оптимізувати підписання документа. Бачимо, що не всі практики, які в нас існували роками, зможемо застосовувати й далі. Крім того, потрібно буде перебудувати взаємодію між людьми й алгоритми їхніх дій. Готуючись до представлення проєкту, ми також переконалися: те, що ми розуміємо за замовчуванням, для сторонніх людей треба деталізувати. Адже нам важливо, щоб нас правильно розуміли. Зрештою, частина тренінгів якраз були пов’язані з комунікацією.
